לכל אורך השנים האחרונות ישנה מגמה ברורה של הקטנת השימוש בניירת ובאפסון פיזי של מסמכים בחברות, ארגונים ובעלי עסקים. את הפתרונות לכך נותנות מערכות טפסים שבהן המסמכים שמורים בתצורה דיגיטלית, וניתן לשלוח אותם אונליין ולחתום עליהם מהמכשיר בלי צורך להדפיס. מייד נסביר מהי מערכת טפסים מקוונים ומדוע כל ארגון צריך שתהיה לו אחת כזו.
למה צריך מערכת טפסים בכל ארגון
מערכת טפסים – מה זה בדיוק?
כאמור, במערכת טפסים נשמרים טפסים בתצורה דיגיטלית ואפשר להעביר תוך שניות בודדות כל טופס פיזי מוורד או פי.די.אפ לטופס מקוון. למעשה ישנן מערכות רבות כאלו הנותנות מענה לצרכים שונים, למשל מערכות ייעודיות לניהול משאבי אנוש, לתקשורת מול לקוחות וכן הלאה. מערכת טפסים לניהול עובדים, לדוגמא, תכלול את כל הטפסים הרלוונטיים מהקליטה ולכל אורך השנים – טופס 101, 106, חוזה העבודה, שיוך לקופות גמל וכן הלאה.
מעבר לפונקציית הבסיס של טפסים מקוונים, המערכות הללו יודעות לעשות עוד המון דברים. הן אינן ארכיון פאסיבי שרק שומר מידע ברמת אבטחה גבוהה, אלא מבצעות אקטיבית מגוון פעולות. הן יודעות לשלוח למשל טפסים והתראות במועד הנכון בהתאם להגדרות ספציפיות או במועדים קבועים, מתחברות למערכות השכר בארגון ויוצרות סנכרון מלא בין מחלקות, מאפשרות לשלוף במהירות מסמכים ותיקים, שומרות מסמכים כמו צילומי תעודות זהות, ועוד.
למה צריך את המערכת?
יש הרבה מאוד סיבות שבגללן מרבית הארגונים נעזרים כיום במערכות טפסים. מערכת כזו חוסכת את כל ההתעסקות בניירות הפיזית: צילום, סריקה, אחסון, הדפסות, תיוק וכן הלאה, ומכאן החיסכון בשעות עבודה יקרות, הגברת שביעות הרצון של העובדים והפריון. בנוסף, מערכות אלו מקטינות משמעותית טעויות אנוש, בעיות ואי הבנות המעיקות על ההתנהלות, וזאת בזכות ארגון מדובר מאוד בהתאם להגדרות קבועות מראש, ואף הנחיית ממלאי הטפסים למילוי נכון. היא גם תורמת לסנכרון מצוין בין גורמים רלוונטיים, למשל מחלקת משאבי האנוש, הנהלת החשבונות וחשב השכר, עם שינויים בזמן אמת ושליפה מהירה. ואם לא די בכך, המערכת מונעת אובדן והרס של ניירת, מגבירה את רמת האבטחה של מסמכים רגישים, וחוסכת בכל ההוצאה על ניירת פיזית החל בציוד המשרדי ועד לארונות ולמקום אפסון.
